O Ψηφιακός, και όχι μόνο, Μετασχηματισμός των Προμηθειών

του Δρ. Σωτήρη Γκαγιαλή

O δρόμος για το μετασχηματισμό

Γυρίζοντας πίσω στα τέλη της δεκαετίας του ’90 και στην εκπόνηση της διπλωματικής μου εργασίας στο ΕΜΠ με αντικείμενο τον ανασχεδιασμό των διαδικασιών των κρατικών προμηθειών, θυμάμαι ακόμα μερικά ζητήματα που αντιμετώπιζαν οι υπεύθυνοι των διαδικασιών του Υπουργείου: Πολύπλοκες και αναποτελεσματικές διαδικασίες με περιττά γραφειοκρατικά βήματα και πισογυρίσματα, μεγάλους όγκους δεδομένων σε χαρτιά και excel, συστήματα που δεν επικοινωνούσαν μεταξύ τους, περιπτώσεις αδιαφάνειας, μεγάλες καθυστερήσεις στους χρόνους δημιουργίας του ενιαίου προγράμματος προμηθειών και στην εκτέλεση του, υψηλότερα τελικά κόστη σε σχέση με τις προβλέψεις παρά την κεντρικοποίηση των αγορών, ανικανοποίητους πελάτες (φορείς του δημοσίου), πελαγωμένους υπάλληλους από τον όγκο της δουλείας και γενικά μια κατάσταση που έμοιαζε δύσκολο να συμμαζευτεί.

Την ίδια εποχή, τα μοντέλα των ηλεκτρονικών προμηθειών εφαρμόζονταν σε επιχειρήσεις αλλά και στις κρατικές προμήθειες άλλων χωρών. Η τεχνολογία έμοιαζε να είναι η λύση. Σήμερα αποδεικνύεται όντως ότι είναι λύση αν παράλληλα συνδυαστεί με αλλαγές στις διαδικασίες αλλά πολύ δε περισσότερο με αλλαγές στη στρατηγική προσέγγιση των προμηθειών. Αν δεν γίνουν αυτές οι αλλαγές, τα οφέλη από τα ηλεκτρονικά συστήματα δεν γίνονται αντιληπτά. Η τεχνολογία είναι και στην περίπτωση των προμηθειών ο ενεργοποιητής (enabler) της αλλαγής αλλά όχι η πανάκεια για τα προβλήματα. Ένας από τους λόγους λοιπόν (αλλά όχι μόνο) της μεγάλης καθυστέρησης της υιοθέτησής των ηλεκτρονικών προμηθειών στις κρατικές προμήθειες ήταν η απουσία ουσιαστικών αλλαγών στις διαδικασίες και στη στρατηγική.

Οι αλλαγές αυτές διαμορφώνουν το λεγόμενο μετασχηματισμό των προμηθειών (procurement transformation) που είναι και το ζητούμενο από επιχειρήσεις αλλά και από το δημόσιο. Ο μετασχηματισμός των προμηθειών περιλαμβάνει μια σειρά από πρωτοβουλίες για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών, τη μείωση του κόστους, την αύξηση της διαφάνειας και τη επίτευξη βελτιωμένης ποιότητας προϊόντων και υπηρεσιών που αγοράζονται.

Για να πετύχουν τις αλλαγές οι οργανισμοί θα πρέπει προφανώς να αποτυπώσουν, να κατανοήσουν και να αναλύσουν τον τρόπο που δουλεύουν σήμερα, να υιοθετήσουν νέες στρατηγικές προσεγγίσεις και βέλτιστες πρακτικές που βελτιώνουν την υφιστάμενη κατάσταση, και στη συνέχεια να περάσουν στον ψηφιακό μετασχηματισμό (digital transformation) των προμηθειών, που θα τους εξασφαλίσει τις πολυπόθητες βελτιώσεις.

Πρωτοβουλίες και δράσεις για το μετασχηματισμό των προμηθειών

Όπως προαναφέρθηκε ο μετασχηματισμός είναι σίγουρα καθοδηγούμενος από την τεχνολογία αλλά όχι μόνο και όχι απαραίτητα πρωτίστως.

Αρχικά πρέπει να διερευνηθούν και να υιοθετηθούν νέες στρατηγικές προμήθειας.

Τέτοιες μπορεί να είναι οι στρατηγικές που βασίζονται σε αναλύσεις δεδομένων και σε προβλέψεις των αναγκών, που διαμορφώνουν κατηγορίες υλικών και προμηθευτών, που εφαρμόζουν την ανάλυση συνολικού κόστους ιδιοκτησίας (total cost of ownership) για τον προσδιορισμό του πραγματικού κόστους αγαθών και υπηρεσιών, που στηρίζονται στην ανάλυση των δαπανών, καθώς και στην αξιολόγηση της απόδοσης των προμηθευτών ή που υιοθετούν επίσημες διαδικασίες διαπραγματεύσεων ή ηλεκτρονικών προμηθειών. Οι στρατηγικές αυτές μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς να βελτιώσουν τις σχέσεις τους με τους προμηθευτές τους, να εντοπίσουν νέους προμηθευτές ή να διαπραγματευτούν καλύτερες τιμές για αγαθά και υπηρεσίες. Όπως διαφαίνεται, οι στρατηγικές των προμηθειών θα πρέπει να συνδέονται με τη συνολική στρατηγική της εφοδιαστικής αλυσίδας και οι αποφάσεις που θα λαμβάνονται θα πρέπει να διερευνούν την επίπτωσή τους στην αλυσίδα αξίας του κάθε οργανισμού.

Πρέπει σίγουρα να βελτιωθούν και να ανασχεδιαστούν οι διαδικασίες.

Μπορεί να πρέπει να εισαχθούν νέες διαδικασίες σε σχέση και με τις επιλεγείσες στρατηγικές αλλά και με τα πληροφοριακά συστήματα που θα τις υποστηρίξουν (IT-driven BPR) καθώς τα συστήματα αυτά συχνά έχουν ενσωματώσει πλήθος υλοποιήσεων και βέλτιστων πρακτικών. Ο στόχος πρέπει να είναι η αποτελεσματικότητα των διαδικασιών, συμπεριλαμβανομένων αυτών της διαχείρισης των προμηθευτών, της σύναψης συμβάσεων αλλά και εκτέλεσης των προμηθειών μέχρι την πληρωμή τους και την αξιολόγησή τους. Οι αλλαγές στις διαδικασίες μπορεί να εγείρουν ανάγκες για νέες πολιτικές εγκρίσεων, νέες διαδικασίες παρακολούθησης των αγορών ή την εισαγωγή νέων εργαλείων και τεχνολογιών για την αυτοματοποίηση ορισμένων βημάτων όπως αυτά που αφορούν στη διαχείριση των τιμολογίων, στην αξιολόγηση του αποτελέσματος ή στην διαχείριση των κινδύνων. Στην ανάλυση των διαδικασιών που προηγείται του ανασχεδιασμού τους μπορούν να αξιοποιηθούν εργαλεία εξόρυξης των διαδικασιών (Business Process Mining) για την αντίληψη του πραγματικού τρόπου εκτέλεσης των προμηθειών και των διαφορετικών περιπτώσεων ή εξαιρέσεων που υφίστανται.

Και σίγουρα πρέπει να επιλεγούν και εφαρμοστούν τα κατάλληλα συστήματα και τεχνολογίες.

Εντοπίζοντας τις χειροκίνητες δραστηριότητες των διαδικασιών προμηθειών με τη χρήση εγγράφων ή τις δραστηριότητες που στηρίζονται σε ανεπαρκή συστήματα και εισάγοντας νέες τεχνολογίες και ηλεκτρονικά συστήματα, οι οργανισμοί μπορούν να μειώσουν τον χρόνο και την προσπάθεια που απαιτείται για την αγορά αγαθών και υπηρεσιών, να βελτιώσουν την ποιότητα του αποτελέσματος αλλά και το κόστος. Στην καρδιά τέτοιων πρωτοβουλιών βρίσκονται τα εξειδικευμένα συστήματα προμηθειών που συνήθως λειτουργούν στο cloud και παράλληλα έχουν ολοκλήρωση με τα ERP συστήματα των οργανισμών. Τα συστήματα αυτά μπορούν να υποστηρίξουν τις στρατηγικές των προμηθειών αλλά και τις διαδικασίες σε λειτουργικό (operational) επίπεδο. Είναι επίσης γνωστά τα οφέλη των συστημάτων στο cloud σε θέματα ευελιξίας, προσβασιμότητας, επεκτασιμότητας και συνεργατικότητας σε πραγματικό χρόνο. Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό των σύγχρονων συστημάτων προμηθειών είναι ότι μπορούν να διευκολύνουν την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων, γεγονός που μπορεί να αυξήσει τη διαφάνεια και να μειώσει τον κίνδυνο απάτης ή διαφθοράς.

Επιπλέον, υπάρχουν τα συστήματα αυτοματοποίησης των διαδικασιών (τα λεγόμενα ρομπότ που εκτελούν τις διαδικασίες, γνωστά ως συστήματα Robotic Process Automation) που μπορούν να εκτελέσουν τυποποιημένα βήματα όπως η είναι η καταχώριση των στοιχείων των τιμολογίων, η παραλαβή των αγαθών με την παράλληλη χρήση τεχνολογίας IoT (Internet of Things), η εκτέλεση των επαναλαμβανόμενων εντολών προμήθειας, ο υπολογισμός συγκεκριμένων ποσοτικών στοιχείων και δεικτών μέτρησης της απόδοσης (KPIs).

Η τεχνολογία Machine Learning και ανάλυσης των μεγάλων δεδομένων (Big Data) μπορεί να παρέχει αναλύσεις σε πραγματικό χρόνο των αγορών σε προϊόντα και υπηρεσίες και αναλύσεις των δαπανών, αλλά και υποστήριξη των αποφάσεων που σχετίζονται με τις προβλέψεις των αναγκών, την επιλογή κατάλληλων μοντέλων για την πρόβλεψη των αναλώσεων και για την αναπλήρωση των αποθεμάτων και εν τέλει τη δημιουργία του προγράμματος των αγορών.

Ευρύτερα η τεχνολογία Artificial Intelligence μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε διάφορα θέματα που αντιμετωπίζουν οι προμήθειες. Για παράδειγμα σε θέματα διαχείρισης συμβολαίων εντοπίζοντας τη σημαντική πληροφορία μέσα από μεγάλους όγκους συμφωνητικών, στον εντοπισμό λαθών στα δεδομένα (π.χ. των προμηθευτών ή των όρων πληρωμής) ή στον εντοπισμό κινδύνων και περιπτώσεων απάτης. Επίσης, μπορεί να αξιοποιηθεί στην καθοδήγηση των εργαζομένων των προμηθειών στα κατάλληλα κανάλια αγοράς (guided buying).

Τέλος, η τεχνολογία Blockchain μπορεί να ενισχύει τη διαφάνεια των συναλλαγών, την αυθεντικότητα των προϊόντων αλλά και την ιχνηλασιμότητα εφόσον αυτά είναι σημαντικά ζητούμενα. Επιπλέον, τα έξυπνα συμβόλαια (Smart Contracts) που αξιοποιούν την τεχνολογία blockchain μπορούν να συστηματοποιήσουν, να απλοποιήσουν και να επιταχύνουν τις συναλλαγές μεταξύ της επιχείρησης και των προμηθευτών της καθώς μέσα από αυτά ολοκληρώνονται ασφαλώς και σε λίγα βήματα οι αγοροπωλησίες συγκεκριμένων ειδών ή υπηρεσιών.

Ολοκληρώνοντας

Οι προμήθειες είναι μια επιχειρησιακή λειτουργία στην οποία μπορούν να επιτευχθούν σημαντικές οικονομίες ενώ παράλληλα συνεισφέρει στην αλυσίδα αξίας του οργανισμού, οδηγώντας σε καλύτερα αποτελέσματα. Ο μετασχηματισμός των προμηθειών είναι μια συνεχής διαδικασία που απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό και εκτέλεση για να είναι επιτυχής. Προϋποθέτει τη στρατηγική αναθεώρηση των προμηθειών αλλά και αλλαγές στις διαδικασίες και τα συστήματα.

Δεν θα πρέπει να παραλειφθεί οι παράγοντες της εκπαίδευσης του προσωπικού αλλά και της εξοικείωσης των συνεργαζόμενων προμηθευτών. Έτσι μπορεί να επιτευχθεί η αποδοχή και υιοθέτηση των αλλαγών που επιφέρει ο μετασχηματισμός.

Οι οργανισμοί που εφαρμόζουν τον μετασχηματισμό των προμηθειών, μπορούν να πετύχουν βελτιωμένη λήψη αποφάσεων, καλύτερη διαχείριση δαπανών, μειωμένα κόστη, αυξημένη αποτελεσματικότητα, καλύτερες σχέσεις με προμηθευτές, ισχυρότερη συμμόρφωση με κανονισμούς και πολιτικές και εν τέλει βελτιωμένη συνολική απόδοση.

Θα πρέπει, τέλος, να τονιστεί ότι οι προμήθειες δεν θα πρέπει να αντιμετωπίζονται ως μια απομονωμένη λειτουργία που μπορεί να επιφέρει τοπικά οφέλη στην απόδοση και το κόστος, αλλά ως μέρος της εφοδιαστικής αλυσίδας του οργανισμού αλλά και της ευρύτερης εφοδιαστικής αλυσίδας με τους συνεργάτες προμηθευτές αλλά και με τους εσωτερικούς (για παράδειγμα την παραγωγή) ή εξωτερικούς πελάτες των αγοραζόμενων προϊόντων και υπηρεσιών. Κάθε προσπάθεια αλλαγής στη στρατηγική και στις διαδικασίες πρέπει να λαμβάνει σοβαρά υπόψη τις επιπτώσεις αλλά και τα οφέλη στο σύνολο της εφοδιαστικής αλυσίδας.